Porządkowanie adresów e-mail

Bazy adresów porządkowanie i weryfikacja

Porządkowanie i weryfikacja baz adresowych

Przed przystąpieniem do realizacji masowych wysyłek należy zebrać w jedno miejsce wszystkie bazy adresowe funkcjonujące w Państwa firmie i podzielić je na adresy odbiorców, których zgody posiadacie oraz adresy odbiorców, od których chcecie pozyskać zgody marketingowe.

Oprogramowanie e-mailingowe AnoMail pozwoli Państwu uporządkować bazy, podzielić je na grupy i realizować mailingi dopasowane do określonych grup odbiorców. Segmentacja klientów stanowi klucz do sukcesu. Dzięki personalizacji w mailingu możecie Państwo przygotować masowe wiadomości e-mail sprawiające wrażenie, że wysyłane są do pojedynczego odbiorcy. Jednakże zanim przygotujecie spersonalizowaną treść listu należy zająć się tzw. higieną baz adresowych czyli sprawić ich aktualność zwłaszcza jeżeli bazy adresów e-mail są sprzed roku lub starsze.

Deduplikacja baz czyli usunięcie powtarzających się adresów

Wczytując adresy e-mail do programu AnoMail aplikacja wykonuje automatyczne sortowanie i porządkowanie adresów czyli usuwa powtarzające się adresy e-mail, dzięki temu nie trzeba się martwić, że poczta zostanie wysłana dwa razy do tej samej osoby. To samo dotyczy funkcji importu. Dla przykładu importując adresy email z programu Microsoft Excel nie trzeba się martwić że lista zawiera powtarzające się pozycje. Za każdym razem, gdy adresy wprowadzacie Państwo do programu AnoMail to po zatwierdzeniu listy program automatycznie wykonuje deduplikację czyli usuwa powtórki.

Usunięcie powtarzających się adresów do dopiero początek. W dalszej kolejności należy sprawdzić aktualność adresów, usunąć adresy osób, które nie życzą sobie mailingów od Państwa itd.

Czyszczenie baz adresowych w programie mailingowym

Przed realizacją pierwszej wysyłki z zapytaniem o możliwość przesłania oferty tj. informacji handlowej należy przeprowadzić higienę bazy adresowej tzn. sprawdzić aktualność adresów oraz uporządkować bazy. W programie AnoMail do wysyłek mailingów, które oferujemy znajduje się wiele funkcji do porządkowania adresów e-mail. Wśród najbardziej popularnych funkcji do porządkowania baz adresów e-mail wyróżniamy: 

  • Usuń zastrzeżone adresy e-mail – dzięki tej funkcji usuwamy z listy wysyłkowej adresy lub domeny odbiorców, do których nie powinno się wysyłać żadnej korespondencji. Program na podstawie budowanej przez Państwa lokalnej listy zastrzeżonej (lub sieciowej) usuwa adresy.
  • Usuń zdublowane adresy e-mail – ta funkcja używana jest w sytuacji, w której chcielibyście Państwo zobaczyć, które z adresów na liście wysyłkowej powtarzają się. Natomiast w program wbudowano funkcję do automatycznej deduplikacji, która samodzielnie usuwa powtarzające się adresy na poziomie importu lub otwierania grupy adresowej z dysku.
  • Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen… – ta funkcja pozwala zobaczyć oraz usunąć adresy z powtarzających się domen. Chodzi o to aby nie wysyłać tej samej poczty na adresy np. biuro@, info@ w tej samej domenie. Ta funkcja pozwala uniknąć sytuacji, w której odbiorca listu czuje się zaspamowany tylko dlatego, że wysyłacie pocztę na wszystkie jego adresy w domenie firmowej.
  • Darmowe skrzynki pocztowe – ta funkcja pozwala usunąć lub zostawić na liście wysyłkowej adresy z popularnych serwisów udostępniających dostęp do darmowej poczty np. gmail, onet, interia, wp itp. Lista jest automatycznie aktualizowana w okresie aktywnego wsparcia technicznego.
  • Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy na podstawie podanych słów kluczowych np. admin, abuse, kancelaria itp.
  • Usuń adresy z niedozwolonych domen – dzięki tej funkcji możecie Państwo zostawić na swojej liście wysyłkowej tylko adresy z tych domen, które wprowadzicie na listę dozwolonych. Ta funkcja przydaje się w sytuacji, w której kupujecie bazy adresowe zawierające adresy e-mail z całego świata i chcecie odrzucić wszystkie adresy z innych domen niż np. .pl, .gmail.com, .eu itp.
  • Usuń na podstawie pliku wykluczeń… – funkcja pozwala usunąć z bazy adresowej adresy znajdujące się w osobnym pliku. Plik może zawierać pełne adresy e-mail, domeny lub fragmenty adresów. Program porówna listę wykluczeni z listą wysyłkową i usunie z niej adresy pasujące do kryterium wykluczeni. Tę funkcję możecie także używać aby z jednej listy (wysyłkowej) usunąć część adresów znajdujących się w pliku wykluczeni.
  • Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku… – ta funkcjonalność pozwala porządkować listy adresowe, które znajdują się poza programem. Dzięki tej funkcji można stworzyć jeden plik tekstowy zawierający wiele milionów adresów (każdy adres w nowym wierszu) a następnie program usunie z listy powtarzające się adresy, posortuje listę alfabetycznie i w razie konieczności sam podzieli listę na mniejsze części po 100 tys. adresów każda.
  • Wyklucz adresy na podstawie wielu plików… – ta funkcja pozwala z głównej listy adresowej usunąć adresy, które znajdują się w wielu osobnych listach. Dzięki temu można oczyścić główna listę adresową z adresów, które są już umieszczone w innych listach wysyłkowych. Dla przykładu mamy główna listę adresów firmowych i mamy kilkadziesiąt osobnych list adresowych zawierających adresy e-mail osób fizycznych. Użycie tej funkcji spowoduje, że na głównej liście adresowej pozostaną tylko adresy firmowe.
  • Usuń adresy z poprzednich sesji (historia mailingu) – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy email, do których już coś wysłano poprzednio. Dla przykładu załóżmy, że wysyłacie Państwo zapytania o możliwość przesłania oferty do różnych baz adresowych i macie włączoną funkcję Historię mailingu czyli program pamięta wszystkich odbiorców, do których wysłaliście Państwo pocztę. Otrzymując nową bazę adresową korzystając z tej funkcji możecie usunąć adresy osób, do których poczta już została wysłana w poprzednich dniach.
  • Usuń adresy z potwierdzeniem odbioru – ta funkcja pozwala usunąć z listy adresowej odbiorców te adresy, które potwierdziły przeczytanie wiadomości. Tą funkcję używamy w sytuacji, w której chcemy powtórzyć mailing do osób, które nie zareagowały na naszą poprzednią wiadomość e-mail.
  • Usuń tymczasowo blokowane adresy – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy odbiorców którzy znajdują się na tymczasowej liście adresów blokowanych. Tymczasowa lista adresów blokowanych uzupełniana jest adresami osób, do których już dany list został wysłany w momencie, gdy przywracacie Państwo z Archiwum list do ponownej wysyłki. Anomail nie pozwoli wysłać tego samego listu do tej samej grupy adresowej, która już dany list otrzymała do momentu, kiedy nie wyczyścicie Państwo tymczasowej listy adresów blokowanych. Uwaga – ze względu na filtry antyspamowe nigdy nie należy wysyłać tej samej treści do tych samych odbiorców.
  • Usuń adresy z zawartości Schowka Windows – ta funkcja służy do szybkiego usuwania z listy adresowej adresów email, które znajdują się w schowku Windows. Tej funkcji używa się w sytuacji, w której macie Państwo listę wysyłkową i chcecie ponowić do niej mailing np. z przypomnieniem ale chcecie usunąć kilka adresów, do których przypomnienie nie powinno być wysłane. W takim przypadku należy do schowka skopiować adresy, do których poczta nie powinna być wysłana a następnie użyć tej funkcji.
Porządkowanie i weryfikacja adresów e-mail
Porządkowanie i weryfikacja adresów e-mail

Polecane artykuły dot. realizacji e-mailingów: