Czasami istnieje potrzeba wysłania korespondencji seryjnej ale każdy odbiorca listu musi otrzymać inny załącznik np. fakturę VAT. Program Microsoft Word i Outlook potrafią wysłać korespondencję seryjną ale z załącznikami będzie problem i potrzebne do tego jest specjalistyczne oprogramowanie mailingowe takie jak AnoMail, które podoła temu zadaniu.
Korespondencja seryjna e-mail to technika tworzenia treści wiadomości e-mail o takiej samej treści różniącej się jedynie zawartością kluczowych pól personalizacji, które są automatycznie wypełniane treścią pobieraną z bazy danych odbiorców, do których kierowana jest korespondencja e-mail.
Korespondencja seryjna e-mail wykorzystywana jest w tzw. Cold mailingach czyli „zimnych” mailach skierowanych do potencjalnych klientów. Treść w cold mailingu jest spersonalizowana i skierowana bezpośrednio do konkretnego odbiorcy u którego ma wywołać poczucie, że wiadomość została wysłana tylko do niego. Dlatego w treści listu wykorzystuje się pola personalizacji zawierające tzw. cechy klienta np. imię, nazwisko, nazwa firmy, miasto, województwo itd.
Program AnoMail pozwala przygotować korespondencję seryjną e-mail zawierającą pola personalizacji takie jak imię, nazwisko, nazwa firmy lub np. unikalny numer klienta itp. Na podobnej zasadzie jak korespondencja seryjna e-mail w programie Microsoft Word tworzy się wzór wiadomości ze specjalnymi polami personalizacji np. #IME#. AnoMail zamieni to pole na imię odbiorcy listu. W odróżnieniu od korespondencji seryjnej w programie Word AnoMail potrafi odmieniać imiona przez przypadki. Dzięki temu możecie Państwo przygotowywać bardzo spersonalizowane treści zależne od odbiorców i wykorzystać je do nawiązania kontaktu z potencjalnym klientem.
Program AnoMail potrafi do każdego odbiorcy listu e-mail wysłać inny załącznik. Dzięki temu każdy odbiorca korespondencji seryjnej e-mail może od Państwa otrzymać spersonalizowany załącznik np. unikalną fakturę, indywidualne wezwanie do zapłaty lub inny dokument wygenerowany z Państwa programu CRM do zarządzania relacjami z klientami.
W programie AnoMail można także wykorzystywać podobnie jak w korespondencji seryjnej Word zwroty warunkowe zależne od płci np. „zakupiła Pani” lub „zakupił Pan”. Dla osób bardziej wymagających można wykorzystać również kilkanaście pól personalizacji, które pozwolą wstawić np. unikalne odnośniki do strony internetowej czyli każdy odbiorca może mieć inny link. Dzięki temu wiadomość sprawia wrażenie, że została wysłana do jednej osoby na podobnej zasadzie jak wysyłka wiadomości z programu Microsoft Outlook.
W razie konieczności można także w systemie mailingowym AnoMail wstawiać dowolną ilość załączników. Dla przykładu można przesyłać wiele setek lub tysięcy faktur z różnymi danymi przy czym każdy z odbiorców otrzyma tylko i wyłącznie swoją fakturę zawierającą treść dla niego przeznaczoną. Oczywiście wcześniej w Państwa systemie do fakturowania należy wygenerować osobne faktury np. w formacie pdf i zapisać je pod taką nazwą aby można ją było automatycznie przypisać do danego odbiorcy tj adres e-mail odbiorcy, nazwa odbiorcy, NIP odbiorcy itd.
Dodatkowo list może zawierać np. 2 ogólne załączniki wspólne dla wszystkich odbiorców oraz 1 spersonalizowany załącznik. W przypadku wysyłania załączników zalecamy aby włączyli Państwo podpis cyfrowy. AnoMail podpisze cyfrowo każdą wiadomość dzięki czemu odbiorca listu będzie widział, że wiadomość pochodzi od Państwa i nie będzie obawiał się otworzyć załącznik lub kliknąć w link zamieszczony w treści listu. Takiej funkcjonalności nie oferują żadne popularne systemy mailingowe na polskim i zagranicznym rynku. Oczywiście każdy z spersonalizowanych załączników może mieć unikalną nazwę i może być ręcznie lub automatycznie powiązany z określonym odbiorcą.
Do góry
Projekt „Niespamuj” jest skierowany do osób lub firm, które chcą usprawnić realizację swoich wysyłek email, nauczyć się jak omijać filtry antyspamowe oraz dowiedzieć się jak realizować emailingi zgodnie z obowiązującym prawem bez ponoszenia opłat abonamentowych oraz bez opłat za każdą wysłaną wiadomość
dr Przemysław Rusiecki
Właściciel AnoMail Software
ul. Plac Osiedlowy 2 m. 1
41-506 Chorzów. NIP: 644-285-89-58
Infolinia: +48 880-50-50-80