Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych czyli obowiązek informacyjny w mailingu
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla osoby fizycznej, od której uzyskano dane osobowe to tekst zawierający podstawowe informacje na temat tego kto, w jakim celu i jak długo będzie przetwarzał dane osobowe np. imienny adres e-mail pracownika.
W założeniu chodzi o to aby poinformować osobę fizyczną o tym, że przetwarzacie je dane osobowe, jakie w związku z tym przysługują jej prawa, w jakim celu przetwarzane są je dane itd. Klauzula informacyjna ma formę tekstową i wynika z obowiązku informacyjnego administratora danych osobowych zgodnie z postanowieniem art. 24 lub art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych.
Co kryje się pod pojęciem przetwarzania danych? Przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie,
adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,
wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie,
rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie,
dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie itd.
W momencie gdy zaczynacie Państwo przetwarzać dane osobowe czyli zbieracie poprzez program AnoMail adresy e-mail z internetu to po zebraniu takich adresów należy dopełnić obowiązku informacyjnego i wysłać wiadomość e-mail do właściciela adresu. Niektórzy odbiorcy zapominają o wypełnieniu obowiązku informacyjnego i od razu wysyłają zapytanie o możliwość przesłania informacji handlowej nie informując o tym skąd pozyskali adres e-mail odbiorcy. Nie jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i odbiorca wiadomości e-mail może wnieść skargę do PUODO (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
Obowiązek informacyjny dot. także przetwarzania danych osobowych Państwa obecnych klientów. W teorii powinniście ich poinformować o tym jeżeli jeszcze tego nie zrobiliście dotychczas. W przypadku stałych klientów z którymi prowadzicie korespondencję e-mail wystarczy w stopce zwykłego listu umieścić link z adnotacją, że Państwa „firma przetwarza dane osobowe klientów i partnerów zgodnie z polityką prywatności umieszczoną na witrynie internetowej” i wstawić link do Polityki prywatności.
Podstawa prawna art. 13.1 RODO - Informacje podawane w przypadku zbierania adresów e-mail ze stron interentowych
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/48/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz.U. UE.L. 2016.119.1
Program AnoMail do zbierania adresów z Internetu
Program pozwala na zbieranie adresów z uwzględnieniem segmentacji odbiorców dzięki czemu jakość zebranych adresów jest o wiele wyższa niż w przypadku oprogramowania firm konkurencyjnych. Program AnoMail dysponuje trzema modułami służącymi do zbierania adresów e-mail bezpośrednio ze stron internetowych firm
Czy adres e-mail może stanowić dane osobowe? Dane osobowe to informacje, które umożliwiają zidentyfikowanie osoby fizycznej. Chodzi tu o możliwość bezpośredniego lub pośredniego zidentyfikowania osoby na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer identyfikacyjny itp. W związku z tym adres jan.kowalski@firma.pl może być traktowany jako dane osobowe.
Co powinna zawierać klauzula dot. przetwarzania danych osobowych?
TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA
Trzeba podać kto jest Administratorem danych osobowych czyli nazwę firmy, adres, numer NIP itp.
DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH W FIRMIE
W jaki sposób można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w Państwa firmie. np. poprzez adres e-mail lub pisemnie na adres siedziby administratora.
ODBIORCY DANYCH
Podajemy, że dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom na podstawie obowiązujących przepisów (np. Policji) lub piszemy, że nie będą udostępniane innym podmiotom.
PRAWA PODMIOTÓW DANYCH
Informujemy, że właściciel danych ma prawo dostępu do nich oraz ma prawo żądania ich sprostowania, sprzeciwu, ich usunięcia po upływie wskazanych okresów lub ograniczenia ich przetwarzania.
INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH OSOBOWYCH
Trzeba poinformować również, że podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich przetwarzanie jest warunkiem realizacji np. Państwa usługi.
DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA
W jaki sposób można skontaktować się z administratorem danych np. poprzez adres e-mail podany w tym miejscu lub umieszczony na głównej stronie firmy itd.
CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA
Podajemy do w jakim celu będą przetwarzane dane osobowe np. adres e-mail odbiorcy np. w celu realizacji usługi. Ewentualnie podajemy także podstawę prawną dot. przetwarzania danych.
OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH
Informujemy, że okres przetwarzania danych wiązać się będzie z właściwą procedurą prawną, okresem realizacji umowy, przepisami prawa upoważniającymi do zachowania i archiwizacji pozyskanych danych.
PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
Informujemy, że właściciel danych ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) ul.: Stawki 2, 00-193 Warszawa.
PROFILOWANIE
Informujemy, że będziemy profilować klientów lub że nie przewiduje się zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w oparciu o otrzymane dane osobowe.
Klasyfikator adresów e-mail pod kątem danych osobowych
Program mailingowy AnoMail wyposażono w klasyfikator adresów e-mail zwany w skrócie „Klasyfikator RODO”, który pozwala uporządkować zakupioną bazę wg następujących kryteriów: adresy firmowe, adresy pracowników, adresy osób fizycznych, adresy o charakterze danych osobowych itd.
Dzięki tej funkcji kupując bazę adresową można ją podzielić na grupy i do każdej z ich wysłać inne zapytanie o zgodę na przesłanie oferty (czyt. informacji handlowej). Przypominamy także, że zbierając adresy lub kupując bazy zawierające adresy e-mail o charakterze danych osobowych np. kowalski@firma.pl lub adam@nowak.pl należy dopełnić obowiązku informacyjnego wynikającego z ustawy o ochronie danych osobowych i wysłać na taki adres informację dot. kto, od kiedy i w jakim celu przetwarza dane osobowe. Dopiero w dalszej kolejności można wysłać zapytanie o możliwość przesłania oferty handlowej.