Klasyfikator adresów e-mail (RODO)

Adresy o charakterze danych osobowych

Imienne adresy e-mail pracowników a RODO

Posiadając w bazie adresowej adresy e-mail o charakterze danych osobowych (np. imienne skrzynki pracowników) należy poinformować właściciela adresu o tym, że przetwarzacie państwo jego dane osobowe tzn. należy dopełnić obowiązku informacyjnego. Po wejściu w życie rozporządzenia RODO dnia 25.05.2018 r. osoby fizyczne, których dane Państwo przetwarzacie mają prawo uzyskania informacji na temat tego przez kogo oraz w jakim celu ich dane są przetwarzane.

W związku z tym należałoby z Państwa bazy adresowej wydzielić adresy imienne i w stosunku do nich dopełnić obowiązku informacyjnego. Oczywiście adresów w bazie adresowej nikt nie będzie segregował ręcznie. Należy do tego wykorzystać specjalne oprogramowanie takie jak np. program mailingowy AnoMail. Funkcja Klasyfikatora adresów e-mail pod względem RODO dostępna jest w module wysyłkowym pod przyciskiem Brak zgód na mailing.

Rozporządzenie unijne RODO inaczej zwane rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Zawiera przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. W związku z tym przetwarzając imienne adresy e-mail pracowników (np. jan.kowalski@firma.pl) należy przestrzegać zapisów, które znalazły się we wspomnianym rozporządzeniu a tym samym wydzielić z bazy adresowej te adresy e-mail, które podlegają ochronie prawnej.

Porządkowanie baz adresów e-mail pod względem RODO

Obowiązek informacyjny (RODO) dotyczy praktycznie wszystkich firm, które w jakikolwiek sposób przetwarzają dane osobowe. Zwracamy uwagę, że adres imienny pracownika stanowi dane osobowe gdyż w pierwszej kolejności kryje się za nim osoba fizyczna a dopiero później funkcja jaką ktoś pełni w organizacji np. dyrektor firmy czy też prezes.

Funkcja klasyfikatora adresów e-mail (RODO) wbudowana w program AnoMail używana jest do podzielenia Państwa baz adresowych na ogólne skrzynki firm (biuro@, kontakt@, info@ itd.), imienne skrzynki pracowników (jan.kowalski@firma.pl, krzysztof@firmaxyz.pl) oraz adresy stricte stanowiące dane osobowe. Po dopełnieniu obowiązku informacyjnego można w dalszej kolejności wysłać zapytanie o możliwość przesłania oferty zgodnie z wymogami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy o prawie telekomunikacyjnym.

W praktyce na adresy ogólne od razu wysyła się zapytanie o możliwość przesłania oferty a na adresy o charakterze danych osobowych wysyła się wiadomość e-mail z informacją na temat tego, kto, w jakim celu i jakie dane osobowe odbiorcy przetwarza.

Podział bazy na ogólne adresy e-mail oraz adresy o charakterze danych osobowych

Mając program AnoMail wraz z modułem klasyfikatora adresów e-mail szybko podzielicie Państwo swoją bazę adresową na adresy ogólne i adresy imienne a tym samym do każdej z grup będziecie mogli wysłać inną treść wiadomości i unikniecie Państwo błędów jakie popełniają firmy, które nie mają takich narzędzi jak AnoMail i proszą odbiorcę z adresu biuro@firma.pl o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych mimo iż skrzynka biuro@… nie stanowi danych osobowych.

Klasyfikator adresów e-mail (RODO)
Klasyfikator adresów e-mail (RODO) w programie AnoMail

Inne artykuły, które dotyczą realizacji masowych wysyłek e-mail: